Lô hàng xuất FCL (Full Container Load — nguyên container) là việc quen thuộc nhất của công ty giao nhận. Quy trình dưới đây là khung chung; mỗi công ty sẽ thêm bớt bước theo cách làm riêng.
1. Nhận yêu cầu và báo giá
Khách gửi thông tin hàng: tên hàng, số lượng container, cảng đi, cảng đến, thời gian dự kiến, điều kiện giao hàng (Incoterms). Bộ phận kinh doanh hỏi giá hãng tàu, cộng phí địa phương (local charge) và gửi báo giá. Khi khách đồng ý, lô hàng được mở.
2. Đặt chỗ (booking) với hãng tàu
Công ty giao nhận đặt chỗ trên chuyến tàu phù hợp. Hãng tàu gửi xác nhận booking, trong đó có số booking, tàu / chuyến, ngày tàu chạy dự kiến (ETD) và các hạn chót quan trọng:
- Cut-off hàng: hạn cuối container phải vào bãi cảng.
- Cut-off SI: hạn gửi hướng dẫn làm vận đơn (Shipping Instruction).
- Cut-off VGM: hạn khai khối lượng toàn bộ container đã xác minh.
3. Lấy container rỗng, đóng hàng
Xe kéo mang lệnh cấp container rỗng ra depot lấy vỏ, chở về kho của khách để đóng hàng, niêm phong bằng seal (chì) của hãng tàu. Số container và số seal cần ghi lại ngay, vì sẽ dùng cho tờ khai, SI và vận đơn.
4. Khai hải quan và thông quan
Hàng được khai báo hải quan xuất khẩu. Tờ khai có thể được phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ; luồng vàng, đỏ cần kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hoá nên thường mất thêm thời gian. Sau khi thông quan, container được hạ bãi cảng trước cut-off.
5. Gửi SI, phát hành vận đơn
Công ty giao nhận gửi SI và VGM cho hãng tàu. Hãng tàu phát hành MBL (vận đơn chủ) cho công ty giao nhận; công ty giao nhận phát hành HBL (vận đơn nhà) cho người gửi hàng. Bản nháp vận đơn nên được khách kiểm tra trước khi phát hành để tránh phí sửa vận đơn.
6. Tàu chạy, báo cho đại lý
Khi tàu chạy, công ty gửi pre-alert cho đại lý ở cảng đến kèm bộ chứng từ, để đại lý chuẩn bị giao hàng cho người nhận.
7. Thu tiền, đóng lô
Phát hành debit note / hoá đơn cho khách, theo dõi thu tiền, đối chiếu phí với hãng tàu, nhà xe, đại lý. Khi phí thu, phí chi đã đủ và xác nhận, lô hàng được đóng.
Những chỗ hay bị trễ
- Quên cut-off SI hoặc VGM vì chỉ chú ý cut-off hàng.
- Số container, số seal ghi sai giữa tờ khai, SI và vận đơn.
- Phí chi phát sinh (nâng hạ, lưu bãi) về muộn, lô đã báo lãi nhưng thực tế lỗ.
Phần mềm quản lý lô hàng giúp gom mọi thông tin trên vào một hồ sơ, nhắc cut-off trước vài ngày và chỉ ra lô nào còn thiếu phí mua — nhờ vậy lợi nhuận từng lô được biết sớm hơn.