Khi hàng đi qua công ty giao nhận, thường có hai lớp vận đơn: vận đơn chủ (MBL) và vận đơn nhà (HBL). Hiểu rõ hai loại này giúp tránh sai sót khi làm chứng từ và khi giao hàng ở cảng đến.
MBL — Master Bill of Lading
- Người phát hành: hãng tàu.
- Người gửi hàng (shipper) trên MBL: thường là công ty giao nhận ở nước xuất khẩu.
- Người nhận hàng (consignee) trên MBL: thường là đại lý của công ty giao nhận ở nước nhập khẩu.
MBL là bằng chứng hợp đồng vận chuyển giữa hãng tàu và công ty giao nhận.
HBL — House Bill of Lading
- Người phát hành: công ty giao nhận.
- Người gửi hàng trên HBL: người xuất khẩu thật.
- Người nhận hàng trên HBL: người nhập khẩu thật (hoặc theo lệnh của ngân hàng).
HBL là vận đơn mà chủ hàng cầm và dùng để nhận hàng từ đại lý của công ty giao nhận ở cảng đến.
Gom hàng: nhiều HBL, một MBL
Với hàng lẻ (LCL) hoặc khi gom hàng (consolidation), công ty giao nhận đóng hàng của nhiều chủ hàng vào cùng một container. Hãng tàu chỉ phát hành một MBL cho cả container, còn công ty giao nhận phát hành mỗi chủ hàng một HBL. Ở cảng đến, đại lý nhận hàng bằng MBL rồi giao cho từng người nhận theo HBL.
Vận đơn gốc, điện giao hàng, seaway bill
- Vận đơn gốc: người nhận phải xuất trình bản gốc để nhận hàng.
- Điện giao hàng (telex release / surrender): vận đơn gốc được thu lại ở nước xuất, cảng đến giao hàng không cần bản gốc.
- Seaway bill: không phải chứng từ sở hữu hàng; hàng được giao cho người nhận ghi trên vận đơn.
Lưu ý khi làm vận đơn
- Thông tin hàng, số container, số seal phải khớp giữa HBL, MBL, tờ khai.
- Thống nhất cước trả trước (prepaid) hay trả sau (collect) trên từng vận đơn.
- Gửi bản nháp cho khách kiểm tra trước khi phát hành.
Phần mềm giao nhận cho phép một lô có nhiều HBL, mỗi HBL một khách, và điền sẵn tên, địa chỉ tiếng Anh của các bên từ hồ sơ đối tác để giảm lỗi gõ tay.