Phân loại sai mã HS có thể dẫn đến nộp sai thuế, thiếu giấy phép hoặc bị tham vấn, kiểm tra kéo dài. Dưới đây là những lỗi gặp nhiều nhất.
1. Tra theo tên thương mại
Tên gọi trên hợp đồng, hoá đơn (ví dụ tên model, tên tiếng lóng của ngành) thường không trùng với cách mô tả trong biểu thuế. Hãy mô tả lại hàng theo chất liệu, công dụng và cấu tạo trước khi tra.
2. Bỏ qua chú giải chương
Nhiều chương có chú giải loại trừ một số mặt hàng ra khỏi chương. Chọn nhóm chỉ dựa vào tên nhóm mà không đọc chú giải là nguồn sai phổ biến.
3. Dùng lại mã của lô trước mà không kiểm tra
Hàng "giống" lô trước nhưng khác chất liệu, khác công dụng hay khác quy cách đóng gói có thể thuộc mã khác. Mỗi lần thay đổi thông tin hàng, nên xem lại mã.
4. Phân loại bộ hàng, máy móc tháo rời chưa đúng
Bộ hàng để bán lẻ, máy móc nhập dạng tháo rời có quy tắc riêng (quy tắc 2 và 3 của HS). Cần xác định thành phần tạo nên đặc trưng cơ bản của cả bộ.
5. Không lưu hồ sơ phân loại
Khi bị hỏi lại, doanh nghiệp cần giải thích vì sao chọn mã đó. Lưu lại tài liệu kỹ thuật, catalogue, ảnh hàng và lý do chọn mã giúp trả lời nhanh và nhất quán.
Làm đúng ngay từ đầu
- Xin khách catalogue, thông số kỹ thuật, ảnh hàng trước khi báo giá thông quan.
- Ghi lại mã đã dùng cho từng mặt hàng của từng khách, kèm mô tả.
- Mặt hàng mới, chưa chắc chắn: hỏi chuyên gia hoặc đề nghị cơ quan hải quan xác định trước mã số.
Phần mềm có sẵn biểu thuế xuất nhập khẩu để tính thuế dự kiến cho từng lô, và chatbot tra cứu HS Code để gợi ý nhanh các nhóm có thể phù hợp — người khai dùng làm điểm bắt đầu rồi kiểm tra lại theo quy tắc phân loại.